公司采購流程管理制度（精選3篇）

公司采購流程管理制度 篇1

　　為了提高公司采購效率，明確崗位職責，有效降底采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物質采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。

　　一、申購及其規定

　　1、申購的定義

　　申購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子整個過程，請參照附圖一

　　2、申購單的要素

　　完整的申購單應包括以下內容。

　　2.1申購部門

　　2.2申購物品所屬項目

　　2.3申購的用途

　　2.4申購物品的品名

　　2.5申購物品的數量

　　2.6申購物品的規格

　　2.7申購物品需求時間

　　2.8申購物品的單位

　　2.9申購如有特殊需要填寫在備注一瀾

　　2.10申購填寫人及所在的部門

　　2.11申請部門主管審核

　　2.12公司總經理審核

　　3申購單及其提報規定

　　3.1申購單應按照要素填寫完整，清晰，由公司領導審核批準后報采購部門。

　　3.2如遇公司生產急需的物資，公司領導不在的情況下，可以電話或者其它形式請示，征得同意后提報采購部門簽字確認手續后補上。

　　3.3申購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部

　　二、申購單的接收及分發規定

　　1.申購單位的接收要素

　　1.1采購部在接收申購單時應檢查申購單的填寫是否按照規定填寫完整，清晰，檢查申購單是否經過公司領導審批。

　　1.2接收申購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。

　　1.3通知倉庫管理人員核查申購物資是否有庫存。

　　1.4對于不符合規定和撤銷的申購單物資應及時通知申購部門

　　2.申購單的分發規定

　　2.1對于申購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。

　　2.2對于緊急申購項目應優先處理。

　　2.3無法于申購部門需求日期辦妥的應通知申購部門

　　2.4重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3、采購周期的規定

　　3.1詢好價后在本市區采購的物資及產品的采購周期不應超過3天. 3.2詢好價后非本市區采購的物資及產品的采購周期不應超過7天

　　3.3采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明相關原因

　　3.4遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略

　　三、詢價及其規定

　　3.1詢價請認真審閱申購單的品名，規格，數理，名稱，單位，了解技術要求，遇到問題應及時與申購部門溝通。

　　3.2屬于相同類型或屬性近似的產品應該整理歸類集中采購

　　3.3對于緊急申購項目應優先處理

　　3.4所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中價機構詢價。

　　3.5采購所開發的供應商應具有一定資質和實力，具有提高或完成我公司所需物資和項目的能力

　　3.6在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價，議價

　　4.1對供應商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認. 4.2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價的綜合條件更加突出。

　　4.3收到各供應商報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中的價格

　　4.4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，通過進行實地考察，了解供應商的各方面實力。

　　4.5 參考目標或理想價格與各供應商進行價格及條件的進一步談判

　　五、比價，議價結果匯總

　　5.1比價，議價匯總前應匯報公司相關領導，征得周意后方可匯總。

　　5.2比價，議價結果未通過公司領導審核，應進行修改或重新處理。

　　六、合同的簽訂及其規定

　　1、合同

　　合同是當事人或當事雙方之間設立，變更，終于民事關系的協議，依法成立的合同，受法律保護，廣義合周指所有法律部門中確定權利，義務關系的協議

　　6.1.1合同正文應包含的要素

　　6.1.2合同名稱，合同編號，簽訂地點

　　6.1.3采購物品名稱，規格，數量，單價，總價及合同總額

　　6.1.4包裝要求

　　6.1.5合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應說明

　　6.1.6質量要求及規范

　　6.1.7要求交貨日期

　　6.1.8付款方式

　　6.1.9違約責任和解決糾紛的辦法。

　　6.1.10雙方公司信息

　　6.2合同簽訂及其規定

　　6.2.1如涉及到技術問題及公司機密的注意保密責任

　　6.2.2遇貨物訂購數量較多且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來現場協助清點

　　6.2.3質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品的保期。

　　6.2.4詳細約定發票的提供時間及要求

　　6.2.5針對不同的合同約定不同的付款方式，如機器設備類合同一般應分先付30%貨款，貨到檢查OK后再付60%貨款，尾款10%在三個月內付清。

　　6.2.6與初交合作的供應商合作時，應少付預付或不付預付款

　　6.2.7違約責任一定要詳細具體

　　6.2.8合同簽定應按照附圖二的格式進行。

　　6.2.9合同審查后應由公司領導簽字加蓋合同公章方可生效。

　　6.2.10合同以傳真或其它形式給供應商后，要求供應商簽字蓋公司合同章回傳。

　　七、

　　1、付款及合同執行

　　7.1.1按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格后方可付款

　　7.1.2按照供應商規定合同約定達到付款條件的合同進行付款操作

　　7.1.3填寫費用報銷單，該單審批簽字完畢后提交財務部，附圖三。

　　2、合同執行

　　7.2.1已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，采購部負責人進行監督，如出現問題采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知申購部門及公司領導。

　　7.2.2已簽訂的合同在執行期間應及時掌握合作單位對合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量按時履行。

　　7.2.3合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同。

　　八、驗貨與入庫

　　1 、驗貨

　　8.1.1供應商已經履行完畢的合同采購部應及時通知品質部門進行驗收

　　8.1.2對于不同類型的合同物資驗收標準參照公司品質部的相關規定執行

　　8.1.3達到質檢部報驗條件的合同物資應在第一時間報請品質部門進行質檢與驗收。

　　8.1.4品質部在接到采購部報驗通知后應及時檢驗，并出具檢驗結果證明書，對于品質不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況品質部負主要責任

　　8.1.5用于公司生活和辦公的物資不在公司品質部的檢驗范圍之內。

　　2、入庫

　　8.2.1公司所有的生產材料，設備入庫前均應通知品質部門檢驗或驗收

　　8.2.2合同標的物在運達公司后采購部應及時通知申購部門及時按排卸貨與搬運

　　8.2.3品質部未及時檢驗的合同物資，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受. 8.2.4品質部門已經檢驗的產品倉庫應及時入庫并出具入庫清單。

公司采購流程管理制度 篇2

　　為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，采購流程管理制度。

　　一、請購及其規定

　　1.請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2.請購單的要素

　　完整的請購單應包括一下要素：

　　（1）請購的部門；

　　（2）請購物品所屬項目；

　　（3）請購的用途；

　　（4）請購的物品名；

　　（5）請購的物品數量；

　　（6）請購的物品規格；

　　（7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；

　　（8）請購的物品的需求時間；

　　（9）請購如有特殊需要請備注；

　　（10）請購單填寫人；

　　（11）請購部門主管；

　　（12）請購單審核人；

　　（13）采購副總審核；

　　（14）財務審核人；

　　（15）公司總經理。

　　3.請購單及其提報規定

　　（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；

　　（2）固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；

　　（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；

　　（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；

　　（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；

　　（6）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

　　（7）遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　　（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　　（9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

　　4.公司物資請購單的提報部門

　　（1）公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；

　　（2）公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；

　　（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

　　二、請購單的接收及分發規定

　　1、請購的接收要點

　　（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

　　（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　　（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；

　　（4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發規定

　　（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

　　（2）對于緊急請購項目應優先處理；

　　（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

　　（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　3、采購周期的規定

　　（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區采購的物資及產品的采購周期不應超過5天；

　　（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天

　　（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；

　　（4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；

　　（5）請購部門應按照以上（1）—（4）條中規定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；

　　（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優先采購的策略；

　　三、詢價及其規定

　　1.詢價請應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

　　2.屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購；

　　3.對于緊急請購項目應優先處理；

　　4.所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；

　　5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　6.遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發放標書；

　　7.詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

　　8.除固定資產外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；

　　9.比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

　　10.比價采購或招標采購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；

　　11.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價、議價

　　1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

　　2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3.收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；

　　4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

　　5.參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。

　　五、比價、議價結果匯總

　　1.比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；

　　2.比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

　　3.如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

　　六、合同的簽訂及其規定。

　　1.合同

　　合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產品買賣合同。

　　（1）合同正文應包含的要素

　　1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

　　2）采購物品/項目的名稱/、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；

　　3）包裝要求；

　　4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；

　　5）付款方式；

　　6）工期；

　　7）質量保證期；

　　8）質量要求及規范；

　　9）違約責任和解決糾紛的辦法；

　　10）雙方的公司信息；

　　11）其他約定。

　　（2）合同簽訂及其規定

　　1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

　　2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；

　　3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

　　4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；

　　5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產品質保期；

　　6）詳細約定發票的提供時間及要求；

　　7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調試服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。

　　8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；

　　9）違約責任一定要詳細、具體；

　　10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；

　　11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；

　　12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；

　　13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

　　七、付款及合同執行

　　1.付款規定

　　（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的相關規定執行；

　　（2）按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；

　　（3）按照貴司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；

　　（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。

　　2.合同執行

　　（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；

　　（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；

　　（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同；

　　七、報驗與入庫

　　1.報驗

　　（1）供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；

　　（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；

　　（3）達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；

　　（4）質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；

　　（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。

　　2.入庫

　　（1）公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；

　　（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；

　　（3）質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；

　　（4）質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；

　　（5）外協加工件應按照原材料入庫；

　　（6）質檢合格后的固定資產及服務按照公司財務規定不入庫。

公司采購流程管理制度 篇3

　　一、確定采購產品

　　前期市場業務部人員和客戶溝通洽談后，將客戶的需求反饋給市場策劃部人員，市場策劃部人員提交策劃方案給業務人員。業務人員根據策劃方案和客戶最終確定采購產品及價位范圍。把采購產品要求給到商貿部主任。商貿部主任根據要求安排采購人員制作產品推薦表（PPT）。商貿部主任審核產品推薦表后發送給市場業務部人員。市場業務部人員將產品推薦表發送給客戶確認，客戶根據產品推薦表選擇將采購的產品。產品確定后，業務人員告知商貿部主任安排提供樣品，商貿部將要采購的產品樣品提供給業務人員以便和客戶進行最終確認。

　　二、請購單

　　業務人員根據客戶最終確定采購產品的種類、規格尺寸、數量、單位、單價、金額、預定交期、包裝等其他詳細信息填寫無整，清淅的申請表給到各相關部門領導申批，格式（附表！）申批完畢后交商貿部主任處安排下達采購計劃。

　　三、比價，議價

　　1·對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

　　2·對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3·收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；

　　4·重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；

　　5·每個產品的需找多家廠商（至少10家以上）進行詢價，并做一份比價表（特殊或客人指定廠家/品牌除外）；

　　6·生產前或有現貨的發貨前需提供樣品，是否與客人所需的一致；

　　7·最終選擇1~2家符合條件的廠家列入合格供應商名冊。

　　四、簽訂采購合同

　　確定采購產品的.供應商后與之簽訂采購合同。采購合同按照公司統一格式簽訂。采購合同需要雙方經理簽字并蓋公章方有效，并要求廠商回簽（以傳真或掃描件形式）采購留底一份，并提供一份給到財務安排請款。做好相關采購記錄，以便跟進。

　　五、交期跟進

　　1·采購下單后24小時內需回復給相關部門一個準確交貨期（生產周期+物流/快遞時間），并及時跟進，生產期間確認一次，發貨前2天再確認一次，以至達到產品能按期交回。

　　2·產品生產完畢并經過我司采購人員驗收合格后，安排供應商發貨并提供發貨照片。發貨后需要告知我司詳細的物流公司和運單號。發貨前需要支付款項的，需要提前向財務申請付款。發貨后客服人員需要隨時跟蹤貨物的運輸情況，如有逾期，提前告知采購人員。歡迎掃碼關注：采購師研習社，更多好文章與您分享！

　　六、驗收產品和轉運

　　供應商將產品發至我司后，采購人員根據之前提從的樣品進行檢驗核對，根據不同產品及不數量按比例進行抽查，合格填寫入庫單。如有缺貨或者破損等其它問題及時和供應商反饋解決并做好檢驗記錄。需要調換或者退貨的產品及時處理，客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財務和商務部主任各一份，商務部主任安排采購人員聯系供應商退換貨。

　　如果貨物需要轉運至其他轉運地點，客服人員需要填寫出庫單。轉運需要選擇相對正規的物流公司，例如：申通快遞、圓通快遞等。轉出后需要將快遞單號登記后將留底單交至財務，快遞單的信息務必填寫完善無誤。發貨時需要隨貨附有發貨單，貨物到達各轉運地后，客服人員需要將客戶簽收的發貨單交給采購人員一份。同時，轉出貨物后需要及時通知各地市負責人，轉運期間需要跟蹤貨物的運輸情況。

　　七、售后服務

　　客戶接收貨物后，如果有丟失或者破損的情況，需要及時告知采購人員。如果客戶需要補貨，客服告知商貿部主任，商貿部主任安排采購人員和供應商簽訂補貨合同，繼續發貨。如果客戶需要退貨，客服和客戶落實退貨產品和數量后，填寫退貨申請單交商貿部主任，經商貿部主任和財務審批后安排采購人員和供應商退貨、退款。如果客戶需要換貨，客服人員填寫申請單后交至商貿部主任，商貿部主任安排采購人員和供應商換貨。

　　客服每星期做至少一次回訪，內容包括需要禮品的數量、使用情況和投訴情況，將統計數據交給采購人員。