怎樣讓電子郵件更優秀

　　大家都在尋找一條受累最少報酬最高的職場捷徑,然而,職場之路總是不夠平坦,也許,給自己制造點麻煩會使腳步更堅實。下面是第一范文網小編為你整理的怎樣讓電子郵件更優秀，希望你喜歡。

怎樣讓電子郵件更優秀

　　【幾個重要的假設前提】

　　很少有人愿意閱讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎么樣，賦予他責任

　　很少有人愿意無理由主動做什么事情——特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閑事

　　很少有人會仔細閱讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件，然后指望大家都在里面仔細閱讀找出你期待他做什么事情。

　　【不好的郵件特征】

　　寫成散文，長而枯燥，又期待人去閱讀——這是不現實的

　　重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵信息：時間、行動、目標

　　群發，導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點，如此會導致責任感被稀釋和分散，發送的人越多，真正有價值的回應會越少

　　與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什么，作為收件人，我需要在什么時間做什么。

　　【郵件的類型】

　　辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：

　　通知事情發生——如項目發布通知與預發布通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。

　　征詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。

　　純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。

　　要求確認和拍板——一重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。

　　邀約——一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用outlook的會議邀請系統發送。

　　【說明】： 一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發現有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件 誤發送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態，發送人又 不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。

　　如果你要發送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行 動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。

　　【發送之前，你需要做什么】

　　知道你的目標——知道你的郵件類型是什么，在什么時間、方式、達到什么樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什么影響

　　篩選收件人—— 在收件人的名單里，有哪些人是你需要得到明確態度的(發郵件后立即跟蹤他!)，有哪些人是你希望得到建議的(發郵件后立即征詢他!)，有哪些人是無關緊要 的參考者，有哪些人反而不發表意見比較好(否則你的群回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予 響應，因此事情無法推動!)

　　【原則】：精簡名單，只發給關鍵人物，即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。 當然，在項目前期討論階段，你可以發給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至于被各種意見左右。

　　寫清楚——沒有人愿意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字體要放大，而是以下幾點信息的快速傳遞：

　　A. 這是什么事情?(What)

　　B. 計劃在什么時間做?以及原因。(Why and plan)

　　C. 作為接收方，我要做什么?(Action)

　　D. 我要在什么時間做?(Deadline)

　　E. 我如何不做會如何?我如果做了會有什么價值?

　　【更多技巧】

　　避免在周一和周五發送重要郵件：否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。

　　郵件和口頭、電話是好朋友：即使發送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對于郵件的響應速度。郵件其實作為正式文本和備忘信息.