本文目的:教你如何將從網上或者別的文檔中復制下來的資料編排得整整齊齊，絕對有一些內容讓你耳目一新。 從網上直接復制下來并粘貼到Word、記事本里的資料，是不是排列得七長八短？從別的文檔中復制過來的字符，是不是與自己的文檔格式不一致？如果想把它們整整齊齊打印，就采用我下面介紹的方法吧！
 整理單一文本資料

建議使用金山文字2002（WPS 2000亦可）。

第一步:將需要整理的文檔（其中可以夾雜著圖片）復制、粘貼到金山文字2002的一個空白文檔中（在粘貼時，夾雜的圖片被自動清除）。

第二步:執行“工具→文字→刪除段首空格”，將不統一的段首空格全部清除;執行“工具→文字→增加段首空格”，為每一段添加統一的空格（默認為2個中文字符）;執行“工具→文字→刪除空段”，將空行全部刪除。

第三步:設置好字體、字型、字號，文檔就整整齊齊地呈現在你的面前了。

小提示

 如果習慣了用Word處理文檔，可在第二步結束后，將文本復制、粘貼到Word中再編輯排版。如果你使用的是Word XP，那設置字體、字型、字號等就更加方便了:在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在需要設置為同一格式的文本上拖拉，同時選中不連續的多塊字符，可以一次性完成相關的設置。

 如果在編輯過程中，發現仍有部分文檔格式不統一，在金山文字2002和Word中，都可用“格式刷”來解決:選中已經統一了格式的部分文本，單擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后在不統一格式的文本中拖拉，即可快速統一文本格式。

 整理圖文混排的資料

建議讓金山文字2002與Word 2000/XP聯手。

第一步:首先將文本按照上面的方法進行整理。

第二步:將圖文混排的資料復制、粘貼到Word中，執行“文件→另存為Web頁”命令，打開“另存為”對話框，取名保存。

第三步:進入上述Web頁文件存放的文件夾中，你會找到一個“資料.files”文件夾，上述資料中夾雜的圖片存放在該文件夾中，進入該文件夾，將你需要的圖片挑選出來。

第四步:切換到金山文字2002（或Word 2000/XP）中，執行“插入→圖片→來自文件”，將挑選出來的圖片插入到文檔合適的位置。

第五步:編輯排版一下，即可將資料整整齊齊打印出來。

小提示

 在Word中，通過上述方法插入的圖片移動不方便，可這樣設置:選中圖片，執行“格式→圖片”，打開“設置圖片格式”對話框，在“版式”標簽中，選中非“嵌入型”的“環繞方式”，確定退出即可。

 在Word中，選中圖片，然后按住Ctrl鍵，再通過按動方向鍵，可以實現對圖片的微移操作，達到準確定位圖片之目的。

 整理順序顛倒的資料

請Excel來幫忙。

一些網站在文字直播體育比賽時，常常把新內容放在上面，舊內容放在下面，如果仍采取上面的方法整理這樣的資料，整理好的資料順序就顛倒了。

第一步:選中需要整理的資料，執行“復制”操作。

第二步:啟動Excel 2000/XP，選中A2單元格（第1行用作標題行），執行“粘貼”操作，Excel即將相應的文本按段落分別存放在A2及下面的單元格中。

第三步:在B2及下面的單元格中輸入序號（1、2、3……）。

第四步:選中B2或其下面的任意一個單元格，單擊一下“常用”工具欄上的“降序”按鈕，文本順序被理順。

第五步:選中包含文本的單元格區域，執行“復制”操作，再粘貼到金山文字2002中，整理一下即可。

小提示

 如果你希望整理后的資料文檔容量盡可能地小，無論是在金山文字2002中，還是在Word中，可以將文檔“另存為”純文本文檔，即可大大減小文件容量。