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時間管理十四項法則

發布時間:2020-03-22

時間管理十四項法則

  摘錄:時間管理的精髓即在于:分清輕重緩急,設定優先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統籌時間,把時間用在最有“生產力”的地方。

  時間管理十四項法則

  一、明確目標如果能過“洞中方七日,世上已千年”的神仙日子,那我們就用不著時間管理了,我們有用不完的時間。但事實上不可能,年華老去,便無法回頭。我們只能盡己之力,作最佳的表現,方不負人生在世僅一次,天生我才必有用。這就是要有人生目標及目標體系。目標能最大限度地聚集你的資源(包括時間)。因此,只有目標明確,才能最大限度地節約時間。愛默生說:“用于事業上的時間,絕不是損失。”人生的道路,存在著時間與價值的對應關系。有目標,一分一秒就是成功的記錄;沒有目標,一分一秒都是生命的流逝。

  二、分清輕重緩急始終做最重要的事情。

  人們總是根據事情的緊迫感,而不是事情的優先程度來安排先后順序,這樣的做法是被動而非主動的,成功人士不能這樣工作。

  時間管理的精髓即在于:分清輕重緩急,設定優先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統籌時間,把時間用在最有“生產力”的地方。

  面對每天大大小小、紛繁復雜的事情,如何分清主次,把時間用在最有生產力的地方,有三個判斷標準:

  1.我必須做什么?

  這有兩層意思:是否必須做,是否必須由我做。非做不可,但并非一定要你親自做的事情,可以委派別人去做,自己只負責督促。

  2.什么能給我最高回報?

  應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情,而用20%的時間做其他事情。(帕累托定律)所謂“最高回報”的事情,即是符合“目標要求”或自己會比別人干得更高效的事情。最高回報的地方,也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。“業精于勤而荒于嬉”。勤,在不同的時代有其不同的內容和要求。過去,人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準,但在快節奏效率的信息時代,勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上(最有生產力的地方),這就是當今時代“勤”的特點。前些年,日本大多數企業家還把下班后加班加點的人視為最好的員工,如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作,說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力,工作效率低下。社會只承認有效勞動。勤奮已經不是時間長的代名詞,勤奮是最少的時間內完成最多的目標。偉大的蘇格拉底說:“當許多人在一條路上徘徊不前時,他們不得不讓路,讓那些珍惜時間的人趕到他們的前面去。”

  3.什么能給我最大的滿足感?

  最高回報的事情,并非都能給自己最大的滿足感,均衡才有和諧滿足。因此,無論你地位如何,總需要分配時間于令人滿足和快樂的事情,唯如此,工作才是有趣的,并易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”,事情的輕重緩急很清楚了,然后,以重要性優先排序(注意,人們總有不按重要性順序辦事的傾向),并堅持按這個原則去做,你將會發現,再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。

  美國伯利恒鋼鐵公司總裁查斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。艾維·利聲稱可以在10分種內就給舒瓦普一樣東西,這東西能把他公司的業績提高50%,然后他遞給舒瓦普一張空白紙,說:“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分鐘寫完。艾維·利接著說:“現在用數字標明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這又花了5分鐘。艾維·利說:“好了,把這張紙放進口袋,明天早上第一件事情是把紙條拿出來,做第一項最重要的。不要看其他的,只是第一項。著手辦第一件事,直至完成為止。然后用同樣的方法對待第2項、第3項……直到你下班為止。如果只做完第一件事,那不要緊,你總是在做最重要的事情。”

  艾維·利最后說:“每一天都要這樣做--您剛才看見了,只用10分鐘時間--你對這種方法的價值深信不疑之后,叫你公司的人也這樣干。這個試驗你愛做多久就做多久,然后給我寄支票來,你認為值多少就給我多少。”一個月之后,舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票,還有一封信。信上說:“那是他一生中最有價值的一課。”5年之后,這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。

  人們普遍認為,艾維·利提出的方法功不可沒。

  三、制訂計劃,寫成清單

  相信筆記,不相信記憶。養成“凡事預則立”的習慣。馬麗凱說:“每晚寫下次日必須辦理的六件要務。挑出了當務之急,便能照表行事,不至于浪費時間在無謂的事情上。”不要訂“進度表”,要列“工作表”;事務要明確具體,比較大或長期的工作要拆散開來,分成幾個小事項。

  四、遇事馬上做,現在就做這是在克服拖延的心態。因為,是拖延為“有空再做、明天做、以后做”,“拖”,“等”,“研究、商量”等等找借口,這是一種最浪費時間的壞習慣。拖延必然要付出更大的代價。能拖就拖的人心情總不愉快,總覺疲乏。因為應做而未做的工作不斷給他壓迫感。“若無閑事掛心頭,便是人間好時節”,拖延者心頭不空,因而常感時間壓力。拖延并不能省下時間和精力,剛好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不僅于事無補,反而白白浪費了寶貴時間。哲學家塞涅卡說:“時間的最大損失是拖延、期待和依賴將來。”

  拖延的惡習,說穿了是為了暫時解脫內心深處的恐懼感。首先,恐懼失敗。似乎凡事拖一下,就不會立刻面對失敗了,而且還可以自我安慰:我會做成的,只是現在還沒有準備好。同時,拖延能為失敗留下臺階,拖到最后一刻,即使做不好了,也有借口說,在如此短的時間內能有如此表現已經是很不錯的了。其次,恐懼不如人。拖到最后,能不做便不做了,既消除了做不好低人一等的恐懼,還滿足了虛榮心,告訴別人,換成是我的話,做得肯定比他們好。因此,養成遇事馬上做,現在就做的習慣,不僅能克服拖延,而且能占“笨鳥先飛”的先機。久而久之,必然培育出當機立斷的大智大勇。如斐樂特所說:“利用寸陰,是在任何種類的戰斗中博得勝利的秘訣。”早起的鳥兒先得食,捷足必然先登。占部都美說:“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的,而是因為出發晚了才趕不上的。”現在就做,馬上就做。

  五、第一次做好,次次做好要100%認真地工作,要全心地工作。第一次沒做好,同時也就浪費了沒做好事情的時間。返工的浪費,最冤。

  六、專心致志,不要有頭無尾上班時浪費時間最多的是時斷時續的干活方式。不只是停頓下來本身費時,而且重新工作時,還需要花時間調整情緒、思路和狀態,才能在停頓的地方接下去干。而有頭無尾,更是明顯的浪費。

  七、珍惜今天,當日事當日畢愛默生說:“我們應當記住,一年中每一天都是珍貴的時光。”清人文嘉有著名的《明日歌》和《今日歌》。《今日歌》唱道:“今日復今日,今日何其少!今日又不為,此事何時了?人生百年幾今日,今日不為真可惜!若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。為君聊賦《今日詩》,努力請從今日始。”制訂每日的工作時間進度表。每天都有目標,有結果,日清日新。今日不清,必然積累,積累就拖延,拖延必墮落、頹廢。康納勒普說:“今天事,今天做。太陽決不會為你而再升。”陶淵明詩曰:“盛年不重來,一日難再晨,及時當勉勵,歲月不待人。”要有好的明天,請從今天開始。

  八、養成整潔和條理的習慣據統計,一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著,每年因不整潔和無條理的習慣,就要損失近20%的時間!養成條理的習慣,還有另一層意思,就是尋找自己的“生理節奏。”中國劍譜上有“知拍任君斗”的秘訣,只有按自己的節奏方法,才能取得主動。所謂“生理節奏”,就是了解你在一月、一天當中,什么時候精力最充沛,腦子最清爽。就像心理學上把人分為“百靈鳥型”和“貓頭鷹型”一樣。“百靈鳥”是早晨最活躍,而“貓頭鷹”則是夜晚更來勁。要用精力最好的時間來做最好的、更重大的事,而用精力不好的時間來做較不重要的事情,這樣才能體現真正的品質和高效,保持能量,節省體力,節約時間。每個人都有自己的生理節奏,符合它便事半功倍,否則必然事倍功半。

  九、養成快速的節奏感克服做事緩慢的習慣,調整你的步伐和行動。養成快速的節奏,不僅提高效率,節約時間,給人以良好的作風印象,而且也是健康的表現。日本人就把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快說”的“六快”之人,稱為人中之杰。

  十、設定完成期限有期限才有緊迫感,也才能珍惜時間。設定期限,是時間管理的重要標志。

  十一、善用零碎時間爭取時間的唯一方法是善用時間。把零碎時間用來從事零碎的工作,從而最大限度地提高工作效率。比如在車上時,在等待時,可用于學習,用于思考,用于簡短地計劃下一個行動等等。充分利用零碎時間,短期內也許沒有什么明顯的感覺,但長年累月,將會有驚人的成效。達爾文說:“我從來不認為半小時是微不足道的很小的一段時間。完成工作的方法,是愛惜每一分鐘。”為后世留下諸多錦繡文章的宋代文學家歐陽修認定:“余平生所做文章,多在三上:馬上、枕上、廁上。”看來,零碎的時間實在可以成就大事業。三國時董遇讀書的方法是“三余”:“冬者歲之余;夜者日之余;陰雨者晴之余。”即要充分利用寒冬、深夜和雨天,別人歇手之時發奮苦學。并認為“三余廣學,百戰雄才”。而魯迅先生,則“把別人用來喝咖啡的時間都用在了寫作上”。沒有利用不了的時間,只有自己不利用的時間。魯迅先生說:“時間就像海綿里的水,只要你去擠,它總是有的。”有一個實驗,很好地說明了這個觀念--老師向一個瓶子里裝小石子,裝滿后問學生:“滿了嗎?”“滿了!”同學們異口同聲地回答。然后老師向瓶里裝沙,仍可以裝進去。眾同學愕然。沙裝滿后,老師又問:“滿了嗎?”“滿了!”同學們回答道。接著,老師又向裝滿石子和沙子的瓶里灌水……莫泊桑提醒我們說:“世界上真不知有多少可以建功立業的人,只因為把難得的時間輕輕放過而默默無聞。”滴水成河。用“分”來計算時間的人,比用“時”來計算時間的人,時間多59倍。

  十二、分秒不浪費,成功日志法幾乎所有的偉人都有把想法記錄下來的習慣。日志是成功者必備的條件。他們用日志來記錄當天的重要事件和成長學習心得,用日志來總結經驗、反省過失,用日志來規劃明天、明確目標,用日志來管理時間、集中精力、抓住大事……記日志就是在善用生命,設計生命。《成功日志》(見附贈《30天行動成功訓練手冊》),就是為此而專門創設的。它把成功學原理變成了可輕松填寫的日志格式,熔心態、目標、時間管理、知行合一于一爐,只要堅持填寫,養成習慣,日久必現奇跡。

  十三、善用節省時間的工具1.通訊(電話、電子郵件、傳真、語音系統);2.交通;3.電腦;4.辦公自動化。

  十四、業余時間管理

  1.睡眠。

  (1)利用白天瞬間睡眠;

  (2)培養隨時隨地入睡的能力;

  (3)注重睡眠質量,不注重長短;

  (4)良好的睡眠環境與條件;

  (5)心理訓練,自我暗示與身心放松。

  2.學習。

  (1)向成功者學習成功的方法;

  (2)一天一小時可以創造奇跡;

  (3)參加研習會;

  (4)長期與短期的學習,并養成終生學習的習慣;

  (5)高效的閱讀。·有目的地閱讀·快速略讀和重點詳讀相結合

  a.速讀法b.略讀法c.歸納并作記號d.簡化辦公室的待閱資料·切忌逐字閱讀·切忌沒有目標的閱讀

  3.娛樂。

  (1)選擇具有創造性的活動;

  (2)選擇有益于身心健康的活動;

  (3)要干就要達到一定水平;

  (4)要適度。

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