時間管理十四項法則

　　摘錄：時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設定優先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統籌時間，把時間用在最有“生產力”的地方。

　　時間管理十四項法則

　　一、明確目標如果能過“洞中方七日，世上已千年”的神仙日子，那我們就用不著時間管理了，我們有用不完的時間。但事實上不可能，年華老去，便無法回頭。我們只能盡己之力，作最佳的表現，方不負人生在世僅一次，天生我才必有用。這就是要有人生目標及目標體系。目標能最大限度地聚集你的資源(包括時間)。因此，只有目標明確，才能最大限度地節約時間。愛默生說：“用于事業上的時間，絕不是損失。”人生的道路，存在著時間與價值的對應關系。有目標，一分一秒就是成功的記錄;沒有目標，一分一秒都是生命的流逝。

　　二、分清輕重緩急始終做最重要的事情。

　　人們總是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先后順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士不能這樣工作。

　　時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設定優先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統籌時間，把時間用在最有“生產力”的地方。

　　面對每天大大小小、紛繁復雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方，有三個判斷標準：

　　1.我必須做什么?

　　這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己只負責督促。

　　2.什么能給我最高回報?

　　應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。(帕累托定律)所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人干得更高效的事情。最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。“業精于勤而荒于嬉”。勤，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去，人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上(最有生產力的地方)，這就是當今時代“勤”的特點。前些年，日本大多數企業家還把下班后加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。社會只承認有效勞動。勤奮已經不是時間長的代名詞，勤奮是最少的時間內完成最多的目標。偉大的蘇格拉底說：“當許多人在一條路上徘徊不前時，他們不得不讓路，讓那些珍惜時間的人趕到他們的前面去。”

　　3.什么能給我最大的滿足感?

　　最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間于令人滿足和快樂的事情，唯如此，工作才是有趣的，并易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清楚了，然后，以重要性優先排序(注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向)，并堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。

　　美國伯利恒鋼鐵公司總裁查斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。艾維·利聲稱可以在10分種內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高50%，然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分鐘寫完。艾維·利接著說：“現在用數字標明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這又花了5分鐘。艾維·利說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事情是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，只是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣的方法對待第2項、第3項……直到你下班為止。如果只做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要的事情。”

　　艾維·利最后說：“每一天都要這樣做--您剛才看見了，只用10分鐘時間--你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個試驗你愛做多久就做多久，然后給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”一個月之后，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說：“那是他一生中最有價值的一課。”5年之后，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。

　　人們普遍認為，艾維·利提出的方法功不可沒。

　　三、制訂計劃，寫成清單

　　相信筆記，不相信記憶。養成“凡事預則立”的習慣。馬麗凱說：“每晚寫下次日必須辦理的六件要務。挑出了當務之急，便能照表行事，不至于浪費時間在無謂的事情上。”不要訂“進度表”，要列“工作表”;事務要明確具體，比較大或長期的工作要拆散開來，分成幾個小事項。

　　四、遇事馬上做，現在就做這是在克服拖延的心態。因為，是拖延為“有空再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量”等等找借口，這是一種最浪費時間的壞習慣。拖延必然要付出更大的代價。能拖就拖的人心情總不愉快，總覺疲乏。因為應做而未做的工作不斷給他壓迫感。“若無閑事掛心頭，便是人間好時節”，拖延者心頭不空，因而常感時間壓力。拖延并不能省下時間和精力，剛好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不僅于事無補，反而白白浪費了寶貴時間。哲學家塞涅卡說：“時間的最大損失是拖延、期待和依賴將來。”

　　拖延的惡習，說穿了是為了暫時解脫內心深處的恐懼感。首先，恐懼失敗。似乎凡事拖一下，就不會立刻面對失敗了，而且還可以自我安慰：我會做成的，只是現在還沒有準備好。同時，拖延能為失敗留下臺階，拖到最后一刻，即使做不好了，也有借口說，在如此短的時間內能有如此表現已經是很不錯的了。其次，恐懼不如人。拖到最后，能不做便不做了，既消除了做不好低人一等的恐懼，還滿足了虛榮心，告訴別人，換成是我的話，做得肯定比他們好。因此，養成遇事馬上做，現在就做的習慣，不僅能克服拖延，而且能占“笨鳥先飛”的先機。久而久之，必然培育出當機立斷的大智大勇。如斐樂特所說：“利用寸陰，是在任何種類的戰斗中博得勝利的秘訣。”早起的鳥兒先得食，捷足必然先登。占部都美說：“人并不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發晚了才趕不上的。”現在就做，馬上就做。

　　五、第一次做好，次次做好要100%認真地工作，要全心地工作。第一次沒做好，同時也就浪費了沒做好事情的時間。返工的浪費，最冤。

　　六、專心致志，不要有頭無尾上班時浪費時間最多的是時斷時續的干活方式。不只是停頓下來本身費時，而且重新工作時，還需要花時間調整情緒、思路和狀態，才能在停頓的地方接下去干。而有頭無尾，更是明顯的浪費。

　　七、珍惜今天，當日事當日畢愛默生說：“我們應當記住，一年中每一天都是珍貴的時光。”清人文嘉有著名的《明日歌》和《今日歌》。《今日歌》唱道：“今日復今日，今日何其少!今日又不為，此事何時了?人生百年幾今日，今日不為真可惜!若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日詩》，努力請從今日始。”制訂每日的工作時間進度表。每天都有目標，有結果，日清日新。今日不清，必然積累，積累就拖延，拖延必墮落、頹廢。康納勒普說：“今天事，今天做。太陽決不會為你而再升。”陶淵明詩曰：“盛年不重來，一日難再晨，及時當勉勵，歲月不待人。”要有好的明天，請從今天開始。

　　八、養成整潔和條理的習慣據統計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。這意味著，每年因不整潔和無條理的習慣，就要損失近20%的時間!養成條理的習慣，還有另一層意思，就是尋找自己的“生理節奏。”中國劍譜上有“知拍任君斗”的秘訣，只有按自己的節奏方法，才能取得主動。所謂“生理節奏”，就是了解你在一月、一天當中，什么時候精力最充沛，腦子最清爽。就像心理學上把人分為“百靈鳥型”和“貓頭鷹型”一樣。“百靈鳥”是早晨最活躍，而“貓頭鷹”則是夜晚更來勁。要用精力最好的時間來做最好的、更重大的事，而用精力不好的時間來做較不重要的事情，這樣才能體現真正的品質和高效，保持能量，節省體力，節約時間。每個人都有自己的生理節奏，符合它便事半功倍，否則必然事倍功半。

　　九、養成快速的節奏感克服做事緩慢的習慣，調整你的步伐和行動。養成快速的節奏，不僅提高效率，節約時間，給人以良好的作風印象，而且也是健康的表現。日本人就把“快食”、“快便”、“快睡”、“快行”、“快思”、“快說”的“六快”之人，稱為人中之杰。

　　十、設定完成期限有期限才有緊迫感，也才能珍惜時間。設定期限，是時間管理的重要標志。

　　十一、善用零碎時間爭取時間的唯一方法是善用時間。把零碎時間用來從事零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。比如在車上時，在等待時，可用于學習，用于思考，用于簡短地計劃下一個行動等等。充分利用零碎時間，短期內也許沒有什么明顯的感覺，但長年累月，將會有驚人的成效。達爾文說：“我從來不認為半小時是微不足道的很小的一段時間。完成工作的方法，是愛惜每一分鐘。”為后世留下諸多錦繡文章的宋代文學家歐陽修認定：“余平生所做文章，多在三上：馬上、枕上、廁上。”看來，零碎的時間實在可以成就大事業。三國時董遇讀書的方法是“三余”：“冬者歲之余;夜者日之余;陰雨者晴之余。”即要充分利用寒冬、深夜和雨天，別人歇手之時發奮苦學。并認為“三余廣學，百戰雄才”。而魯迅先生，則“把別人用來喝咖啡的時間都用在了寫作上”。沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。魯迅先生說：“時間就像海綿里的水，只要你去擠，它總是有的。”有一個實驗，很好地說明了這個觀念--老師向一個瓶子里裝小石子，裝滿后問學生：“滿了嗎?”“滿了!”同學們異口同聲地回答。然后老師向瓶里裝沙，仍可以裝進去。眾同學愕然。沙裝滿后，老師又問：“滿了嗎?”“滿了!”同學們回答道。接著，老師又向裝滿石子和沙子的瓶里灌水……莫泊桑提醒我們說：“世界上真不知有多少可以建功立業的人，只因為把難得的時間輕輕放過而默默無聞。”滴水成河。用“分”來計算時間的人，比用“時”來計算時間的人，時間多59倍。

　　十二、分秒不浪費，成功日志法幾乎所有的偉人都有把想法記錄下來的習慣。日志是成功者必備的條件。他們用日志來記錄當天的重要事件和成長學習心得，用日志來總結經驗、反省過失，用日志來規劃明天、明確目標，用日志來管理時間、集中精力、抓住大事……記日志就是在善用生命，設計生命。《成功日志》(見附贈《30天行動成功訓練手冊》)，就是為此而專門創設的。它把成功學原理變成了可輕松填寫的日志格式，熔心態、目標、時間管理、知行合一于一爐，只要堅持填寫，養成習慣，日久必現奇跡。

　　十三、善用節省時間的工具1.通訊(電話、電子郵件、傳真、語音系統);2.交通;3.電腦;4.辦公自動化。

　　十四、業余時間管理

　　1.睡眠。

　　(1)利用白天瞬間睡眠;

　　(2)培養隨時隨地入睡的能力;

　　(3)注重睡眠質量，不注重長短;

　　(4)良好的睡眠環境與條件;

　　(5)心理訓練，自我暗示與身心放松。

　　2.學習。

　　(1)向成功者學習成功的方法;

　　(2)一天一小時可以創造奇跡;

　　(3)參加研習會;

　　(4)長期與短期的學習，并養成終生學習的習慣;

　　(5)高效的閱讀。·有目的地閱讀·快速略讀和重點詳讀相結合

　　a.速讀法b.略讀法c.歸納并作記號d.簡化辦公室的待閱資料·切忌逐字閱讀·切忌沒有目標的閱讀

　　3.娛樂。

　　(1)選擇具有創造性的活動;

　　(2)選擇有益于身心健康的活動;

　　(3)要干就要達到一定水平;

　　(4)要適度。