提高制作水平

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　———隨時更新的數(shù)據(jù)

　　我們常常會遇到這種問題，從Excel中復(fù)制了一個數(shù)據(jù)表格，但Excel中的數(shù)據(jù)經(jīng)常更新，而我們要求PowerPoint演示文稿中的數(shù)據(jù)必須是最新的，也就是須與Excel工作表中的數(shù)據(jù)保持一致，難道每更新一次數(shù)據(jù)，就對Powerpoint中的數(shù)據(jù)修改一次？

　　當(dāng)然不用這么麻煩，Powerpoint的小竅門多著呢。來，按照下面的步驟試一試，解決它。在Excel工作表中，選定包含公式的單元格，然后將其復(fù)制。切換到PowerPoint中，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中，看到“粘貼鏈接”項已被激活，這時我們選擇它，然后按“確定”按鈕，就會被粘貼為鏈接的對象。此時，原始信息還保存在Excel源文件中，在PowerPoint目標(biāo)文件演示文稿中顯示的是鏈接信息的映象，保存的只是原始數(shù)據(jù)的位置。這時如果更改Excel源文件中的原始數(shù)據(jù)，連接信息將會自動更新。如果要更改嵌入對象，雙擊該對象即可在Excel源應(yīng)用程序中打開并編輯數(shù)據(jù)。

　　如果在“選擇性粘貼”對話框中你選擇了“粘貼”中的選項，那么被復(fù)制的內(nèi)容是以文本的形式出現(xiàn)在演示文稿中，更改Excel中的原始數(shù)據(jù)并不影響PowerPoint中表格的內(nèi)容。

　　當(dāng)然，有時候我們想鏈接不只是一兩個數(shù)據(jù)，而是整個工作表，哪該怎么辦？自然還有辦法，可以使PowerPoint目標(biāo)文件中的數(shù)據(jù)表與Excel源文件保持一致，那就是利用插入對象來實現(xiàn)。單擊“插入”菜單，選取“對象”命令，然后選擇“從文件創(chuàng)建”單選框，單擊“瀏覽”按鈕查找所需的工作表文件名，然后選中“鏈接”復(fù)選框，單擊“確定”，整個工作表就被鏈接過來了。（記住，得點上“鏈接”復(fù)選框，因為我常忘記，所以我一般在瀏覽文件前就選上它。）現(xiàn)在改改Excel源文件試試看，兩者的數(shù)據(jù)是不是保持一致。

　　對了，如果你要在其它計算機上放映演示文稿，而演示文稿中又鏈接了Excel工作表，那就得注意了，必須將該工作表隨演示文稿一起復(fù)制到該計算機中，且路徑還須相同，否則就打不能打開和編輯工作表對象。

　　現(xiàn)在你可能要問，如果Excel工作表的數(shù)據(jù)已經(jīng)固定了，在PowerPoint中就沒有必要再鏈接工作表了，那能不能把工作表變成PowerPoint的一部分呢？答案是肯定的。現(xiàn)在選擇要原來所鏈接的工作表，單擊“編輯”菜單上的“鏈接”命令。在“鏈接”對話框中，選擇原來所鏈接的文件，單擊“斷開鏈接”按鈕，鏈接就被斷開的，單擊“關(guān)閉”按鈕返回。此時PowerPoint中所看到的數(shù)據(jù)表是一個圖形對象，而不再與源數(shù)據(jù)有任何關(guān)系了。

 

　　現(xiàn)在大家明白隨時更新的數(shù)據(jù)是怎么回事了吧，也就是用個鏈接把數(shù)據(jù)綁在Powerpoint里。這樣不管鏈接那頭如何變，每次打開文件時都從鏈接處讀取數(shù)據(jù)，自然數(shù)據(jù)隨時更新。